In Büros, Agenturen und Homeoffices laufen täglich Millionen geschäftlicher E-Mails ein – doch schon die erste Zeile entscheidet oft darüber, ob eine Nachricht gelesen oder weggeklickt wird. Während das klassische „Sehr geehrte Damen und Herren“ jahrzehntelang als Höflichkeitsstandard galt, wirkt diese Formulierung heute in vielen Branchen überholt. Laut Focus empfinden gerade jüngere Berufstätige derartige Floskeln als distanziert und generisch. Hinzu kommt: Digitale Zusammenarbeit, hybride Teams und internationale Kontakte verlangen eine Ansprache, die professionell bleibt, aber zugleich schneller Nähe erzeugt und echte Aufmerksamkeit sichert.
Warum formelhafte Anreden Reichweite kosten können
Viele Personalverantwortliche und Kommunikationsprofis sehen im starren „Sehr geehrte …“ ein Signal dafür, dass Mails wenig individuell vorbereitet wurden. Der Eindruck: Massenversand statt echter Dialog.
Laut t-online.de steigt jedoch die Chance auf Rückmeldung, wenn Empfänger merken, dass sich der Absender mit Person, Unternehmen oder Team tatsächlich beschäftigt hat. In einer Arbeitswelt, die auf Geschwindigkeit und Kooperation ausgelegt ist, zählt eine direkte, klare und dennoch respektvolle Anrede zu den einfachsten Mitteln, um aus der Fülle der Nachrichten hervorzustechen – im Recruiting ebenso wie in Vertrieb, Kundenservice oder Projektkommunikation.
„Guten Tag Frau …“: Moderne Klassiker im Geschäftsalltag
Ganz auf Förmlichkeit zu verzichten, ist im Business selten sinnvoll. Viele Unternehmen kombinieren darum einen sachlichen Ton mit zeitgemäßen Formulierungen. Zu den etablierten Varianten zählen „Guten Tag Frau/Herr …“ oder – je nach Branche – „Hallo Frau/Herr …“. Beide Begrüßungen gelten als respektvoll, klingen aber weniger steif als das traditionelle Muster.
Wichtig bleibt die Sorgfalt bei Namen und Titeln: Ein falsch geschriebener Nachname oder ein vergessener „Dr.“ kann Vertrauen kosten, noch bevor der eigentliche Inhalt gelesen wurde. Wer unsicher ist, prüft Schreibweisen kurz über Unternehmenswebsite oder berufliche Netzwerke.
Teams, Sammeladressen und Newsletter professionell ansprechen
Herausfordernder wird es, wenn keine konkrete Kontaktperson bekannt ist. Statt in solchen Fällen automatisch zur Standardformel zu greifen, empfehlen Kommunikationsexperten modernere Sammelanreden. Beispiele sind „Guten Tag ins Team von …“, „Hallo zusammen“ oder „Guten Morgen, liebes Team der XY-Abteilung“. Diese Formulierungen gelten als deutlich persönlicher als anonyme Standardfloskeln und eignen sich für Erstkontakte, Vertriebsaktionen oder Einladungen.
Eine kurze Online-Recherche nach Zuständigkeiten kann zudem helfen, Sammeladressen zumindest mit Funktionsbezeichnungen wie „An das Recruiting-Team von …“ gezielt anzuschreiben.
Wann „Sehr geehrte“ weiterhin die beste Wahl bleibt
Trotz des Trends zu lockerer Sprache verschwindet die formale Anrede nicht vollständig aus dem Geschäftsleben. In Bewerbungen, im Schriftverkehr mit Behörden oder bei sehr konservativen Branchen bleibt das traditionelle „Sehr geehrte Frau/Herr …“ häufig angemessen.
Entscheidend ist der Kontext: Wer erstmals Kontakt zu einem unbekannten Unternehmen aufnimmt, startet besser etwas förmlicher und orientiert sich anschließend am zurückkommenden Tonfall. Viele Firmen setzen inzwischen auf flexible Leitlinien: formell im Erstkontakt, danach abgestimmt auf Beziehungsebene, Kultur und Zielgruppe – vom „Guten Tag“ bis zu „Liebe Frau …“ in gewachsenen Geschäftsbeziehungen.