Zum Jahresende fragen sich viele Beschäftigte, ob nicht genommener Urlaub am 31. Dezember verfällt. Nach dem Bundesurlaubsgesetz muss Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden, eine Übertragung ins Folgejahr ist nur aus dringenden Gründen möglich. Für das Jahr 2026 wäre der Stichtag also der 31. Dezember 2026, bei Übertragung der 31. März 2027.

Nach der Rechtsprechung verfällt gesetzlicher Mindesturlaub aber nur, wenn der Arbeitgeber zuvor auf die offenen Tage und die Fristen hingewiesen hat. Das haben der Europäische Gerichtshof 2018 und das Bundesarbeitsgericht 2019 festgelegt.

20 Arbeitstage Mindesturlaub gelten bei einer Fünf-Tage-Woche

Das Gesetz garantiert mindestens 24 Werktage Urlaub im Jahr, gerechnet mit einer Sechs-Tage-Woche. Wer an fünf Tagen pro Woche arbeitet, hat Anspruch auf 20 Arbeitstage. Die Modellrechnung dazu: 24 Werktage geteilt durch sechs und mal fünf ergeben 20 Tage. Viele Arbeits- und Tarifverträge gewähren mehr. Bei 30 Tagen im Vertrag wären zehn Tage Mehrurlaub. Für diesen Mehrurlaub gelten nach dem Bundesarbeitsgericht dieselben Verfallsregeln wie für den Mindesturlaub, sofern der Vertrag nichts anderes regelt.

Bis 31. März 2027 kann Urlaub nur mit triftigem Grund bleiben

Urlaub muss laut Paragraf 7 Absatz 3 des Bundesurlaubsgesetzes im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung ist nur bei dringenden betrieblichen oder in der Person liegenden Gründen zulässig, nach Angaben der Handwerkskammer etwa bei Krankheit. Übertragener Urlaub muss in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden, für 2026 also bis zum 31. März 2027.

Eine Auszahlung statt freier Tage gibt es im bestehenden Arbeitsverhältnis nicht. Nach Absatz 4 wird Urlaub nur in Geld abgegolten, wenn das Arbeitsverhältnis endet und der Urlaub nicht mehr gewährt werden kann.

Ohne Hinweis des Arbeitgebers verfällt der Mindesturlaub in der Regel nicht

Das Bundesarbeitsgericht entschied am 19. Februar 2019 (9 AZR 541/15) im Anschluss an den Europäischen Gerichtshof (C-684/16, 6. November 2018): Urlaub erlischt am Jahresende grundsätzlich nur, wenn der Arbeitgeber zuvor über den konkreten Anspruch und die Fristen informiert hat und die Beschäftigten ihn trotzdem nicht nahmen.

Der Arbeitgeber muss zum Urlaub auffordern, erforderlichenfalls förmlich, und klar sowie rechtzeitig vor dem Verfall warnen. Auch die Verjährung läuft erst dann. Laut Urteil vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) beginnt die dreijährige Frist am Ende des Jahres, in dem der Hinweis erfolgte und der Urlaub dennoch nicht genommen wurde.

15 Monate gelten bei durchgehender Krankheit

Wer durchgehend arbeitsunfähig ist, kann den gesetzlichen Mindesturlaub laut Handwerkskammer spätestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres verlieren. Für 2026 wäre das der 31. März 2028. Wer im Urlaubsjahr noch gearbeitet hat und erst danach dauerhaft erkrankte, dessen Urlaub verfällt nach der 15-Monats-Frist nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig aufgefordert und hingewiesen hatte. Das bestätigte das Bundesarbeitsgericht am 20. Dezember 2022 (9 AZR 245/19), wie die Kanzlei Sonntag & Partner berichtet. Vertragliche Regeln können im Einzelfall abweichen.

Ein schriftlicher Antrag schafft vor dem Jahreswechsel Klarheit

Beschäftigte sollten jetzt ihre offenen Tage zählen und prüfen, ob der Arbeitgeber ihnen Anspruch und Verfallsfrist mitgeteilt hat. Sinnvoll ist, den Urlaub schriftlich oder per E-Mail zu beantragen und Datum, Tage und Antwort aufzubewahren. Ist eine Übertragung nötig, sollten Grund und Frist festgehalten werden. Die Beweislast für den Hinweis liegt laut Handwerkskammer beim Arbeitgeber. Bei Streit helfen Betriebsrat, Gewerkschaft oder eine Fachanwältin beziehungsweise ein Fachanwalt für Arbeitsrecht. Dieser Text ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.