Die jährliche Nebenkostenabrechnung sorgt angesichts hoher Energiepreise zunehmend für Unmut. Studien von Mietervereinen und Geldratgebern zeigen: Mehr als jede zweite Abrechnung enthält Fehler, oft im Umfang von mehreren hundert Euro. Der Deutsche Mieterbund spricht von „etwa jeder zweiten Abrechnung mit Fehlern“, durchschnittlich lassen sich rund 280 Euro herausholen, wenn Positionen und Berechnungen gründlich kontrolliert werden, meldet wmn.de. Besonders häufig geht es um Heizkosten, die Verteilung des Verbrauchs und unzulässige Posten. Wer seine Rechte kennt, kann Nachforderungen kürzen – und muss verspätete Forderungen oft gar nicht mehr begleichen.
Vier typische Fehler in der Betriebskostenabrechnung
Zu den häufigsten Problemen zählen unzulässige Kosten, falsche Verteilerschlüssel, doppelt berechnete Positionen und ein fehlerhafter Abrechnungszeitraum. Nicht auf die Mietenden umgelegt werden dürfen etwa Verwaltungskosten wie Hausverwaltungsgebühren, Bankspesen, Porto, Zinsen oder Telefonkosten, so der Deutsche Mieterbund. Auch Reparaturen, Instandhaltung und Rücklagen gehören nicht in die Abrechnung. Kleinere Hausmeisterarbeiten oder administrative Tätigkeiten müssen daher oft herausgerechnet werden. Kommen mehrere Objekte oder Dienstleister ins Spiel, schleichen sich zudem leicht Doppelabrechnungen ein – etwa bei Hausreinigung oder Winterdienst.
Verteilerschlüssel, Heizkosten und zulässige Kürzungen
Ein weiterer Brennpunkt ist der Verteilerschlüssel. „Warme Betriebskosten“, also vor allem Heizung und Warmwasser, müssen mindestens zur Hälfte nach individuellem Verbrauch abgerechnet werden. Üblich sind Aufteilungen von 50:50 oder 70:30 zwischen Gesamtverbrauch des Hauses und dem jeweiligen Wohnungsverbrauch. Werden Heiz- und Warmwasserkosten nicht verbrauchsbasiert ausgewiesen, dürfen Mieterinnen und Mieter ihre Zahlung pauschal um 15 Prozent mindern, erläutert t-online.de unter Berufung auf den Ratgeber „Finanztip“. Umlagefähig sind nur die vorgesehenen Grundkosten (Betriebsstrom, Wartung, Messgeräte) sowie der Energieverbrauch selbst – darüber hinausgehende Positionen sind kritisch zu prüfen.
CO2-Kosten, neue Pflichten und zusätzliche Kürzungsrechte
Seit 2023 gilt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG). Die beim Heizen entstehenden CO2-Kosten werden seither zwischen Mietenden und Vermietenden nach dem energetischen Zustand des Gebäudes aufgeteilt. Je schlechter die Dämmung und je höher der CO2-Ausstoß pro Quadratmeter, desto größer ist der Anteil, den der Eigentümer tragen muss. Bei ineffizienten Häusern können das bis zu 95 Prozent der CO2-Kosten sein, so Sandra Duy, Expertin für energetische Sanierung bei „Finanztip“, zitiert von t-online.de. Der Anteil des Vermieters muss transparent in der Abrechnung ausgewiesen werden. Fehlt diese Aufschlüsselung oder ist sie unvollständig, dürfen die Heizkosten nach Angaben der Expertin um drei Prozent gekürzt werden.
Fristen, Widerspruch und formale Anforderungen
Rechtlich zentral sind die Fristen nach § 556 Abs. 3 BGB: Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden. Geht die Betriebskostenübersicht beispielsweise für 2023 erst im Januar 2025 ein, ist eine Nachforderung in der Regel nicht mehr durchsetzbar. Guthaben der Mietenden verfallen jedoch nicht und sind weiterhin auszuzahlen. Nach Zugang der Abrechnung besteht eine Zahlungsfrist von meist 30 Tagen, das Widerspruchsrecht läuft dagegen volle zwölf Monate. Ein Einspruch sollte schriftlich, begründet und mit Verweis auf konkrete Posten erfolgen. Zudem haben Mieterinnen und Mieter Anspruch auf Einsicht in die Originalbelege und können sich bei Unsicherheit an Mietervereine oder fachkundige Rechtsberatung wenden.