Vermieterinnen und Vermieter müssen die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2025 spätestens bis zum 31. Dezember 2026 bei ihren Mietern abliefern. Die Regel steht in § 556 Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuchs und gilt für Wohnraum. Wer die Frist versäumt, kann eine Nachzahlung grundsätzlich nicht mehr verlangen.

Betroffen sind Mieterinnen und Mieter mit Vorauszahlungen ebenso wie private Vermieter und Hausverwaltungen. Nach dem Deutschen Mieterbund lagen die Betriebskosten im Abrechnungsjahr 2024 bei durchschnittlich 2,67 Euro je Quadratmeter und Monat, gut sechs Prozent mehr als im Vorjahr. Neu ist an der Frist 2026 nichts, die Vorschrift gilt unverändert fort.

Zwölf Monate nach Abrechnungsende läuft die Frist ab

Die Abrechnung muss dem Mieter nach dem Gesetzestext spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Läuft der Zeitraum von Januar bis Dezember 2025, endet die Frist mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Endet ein abweichender Abrechnungszeitraum schon im Sommer, verschiebt sich auch das Fristende entsprechend. Entscheidend ist, dass die Abrechnung rechtzeitig beim Mieter ankommt, die Verbraucherzentrale spricht von erstellen und zustellen. Ausgeschlossen ist nur die Nachforderung des Vermieters. Ein Guthaben des Mieters regelt die Vorschrift nicht.

163,20 Euro Nachzahlung können bei Verspätung entfallen

Eine Ausnahme kennt das Gesetz: Hat der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, kann er auch danach nachfordern. Ob das zutrifft, entscheidet im Streitfall das Gericht. Zur Größenordnung eine Modellrechnung, keine Prognose: Bei 80 Quadratmetern und dem Bundesdurchschnitt von 2,67 Euro je Quadratmeter und Monat kostet das Jahr 2.563,20 Euro. Bei Vorauszahlungen von 200 Euro im Monat, also 2.400 Euro, bliebe eine Nachforderung von 163,20 Euro, die bei verpasster Frist wegfiele.

Zwölf Monate bleiben Mietern für Einwendungen

Auch der Mieter hat eine Frist. Einwendungen muss er dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Danach kann er sie nur geltend machen, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Zur Prüfung darf er Einsicht in die Belege verlangen, seit dem 1. Januar 2025 steht das ausdrücklich in § 556 Absatz 4 BGB. Vermieter dürfen die Belege elektronisch bereitstellen. Ein Widerspruch hat laut Verbraucherzentrale keine aufschiebende Wirkung.

3 Prozent Kürzung bei fehlender CO2-Aufteilung

Typische Fehler sind laut Verbraucherzentrale umgelegte Instandhaltungs-, Verwaltungs- oder Finanzierungskosten, die nicht umlagefähig sind. Bei den Heizkosten müssen 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt werden. Fehlen die Angaben zur Aufteilung der CO2-Kosten, sind drei Prozent Kürzung möglich. In der Modellrechnung mit durchschnittlich 1,32 Euro je Quadratmeter und Monat für Heizung und Warmwasser wären das bei 80 Quadratmetern 38,02 Euro. Ende 2026 müssen Wärmeverbrauchszähler fernablesbar sein, für die Abrechnung 2025 ändert das nichts.

Eingang notieren, Belege anfordern, Fristen im Kalender

Mieterinnen und Mieter sollten das Eingangsdatum der Abrechnung festhalten, bei Zweifeln die Belege anfordern und Einwendungen schriftlich vor Ablauf der zwölf Monate erheben. Nachforderungen sollten laut Verbraucherzentrale unter Vorbehalt beglichen werden, solange Fragen offen sind. Vermieterinnen und Vermieter sollten die Zustellung vor dem 31. Dezember 2026 nachweisbar machen. Im Einzelfall helfen Verbraucherzentralen oder Mietervereine, eine Rechtsberatung ersetzt dieser Text nicht.