Wer sich bei einem Arbeitgeber bewirbt oder eine ehrenamtliche Tätigkeit aufnimmt, braucht oft ein Führungszeugnis. Seit dem 1. Oktober 2026 gibt es dafür eine wichtige Neuerung: Das Dokument für private Zwecke wird nun auch digital als PDF bereitgestellt. Die gesetzliche Grundlage dafür beschloss der Bundestag am 21. Mai 2026; die neuen Regeln traten zum Monatsbeginn in Kraft, wie Bmjv erläutert. Am Preis ändert sich nichts: Für die Ausstellung werden weiterhin 13 Euro fällig. Für Ehrenamtliche entfällt die Gebühr, wenn das Zeugnis für diese Tätigkeit benötigt wird.

BundID, eID und Kreditkarte sind Pflicht

Der digitale Antrag läuft ausschließlich über das Online-Portal des Bundesamts für Justiz. Dafür nötig sind ein BundID-Konto, ein gültiger Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion und aktivierter PIN oder alternativ ein elektronischer Aufenthaltstitel beziehungsweise eine eID-Karte. Außerdem werden ein geeignetes Smartphone oder ein Computer mit Kartenlesegerät sowie eine Kreditkarte zur Bezahlung verlangt.

Bei einem erweiterten Führungszeugnis können zusätzliche Unterlagen nötig sein, etwa ein Nachweis für die Gebührenbefreiung oder für die Notwendigkeit der Vorlage. Persönlich bei der Meldebehörde beantragen lässt sich das erweiterte Führungszeugnis weiter.

PDF ersetzt das grüne Papier nicht in jedem Fall

Der neue Nachweis landet im Bürgerpostfach der BundID und unterscheidet sich optisch vom bisherigen Ausdruck auf grünem Papier unter anderem durch einen weißen Hintergrund. Zur Echtheitsprüfung sind ein qualifiziertes elektronisches Siegel und ein QR-Code vorgesehen, wie Heise berichtet.

Wer das Dokument im Ausland vorlegen muss, braucht aber weiterhin die Papierversion, weil auf dem PDF weder Apostille noch Überbeglaubigung angebracht werden können. Im Inland kann die Datei digital oder ausgedruckt mehrfach genutzt werden, etwa bei mehreren Bewerbungen.

Einfaches und erweitertes Führungszeugnis unterscheiden sich

Nicht jedes Führungszeugnis zeigt denselben Umfang an Einträgen. Das einfache Führungszeugnis enthält nur einen Teil der Eintragungen aus dem Bundeszentralregister. Geringfügige Verurteilungen erscheinen dort in der Regel nicht, etwa Geldstrafen von höchstens 90 Tagessätzen oder Freiheitsstrafen bis zu drei Monaten. Das erweiterte Führungszeugnis geht weiter und ist vor allem für kinder- und jugendnahe Tätigkeiten gedacht. Es nennt zusätzliche Verurteilungen wegen bestimmter Sexual- und Gewaltdelikte, auch wenn es sich um eine einmalige geringfügige Verurteilung wegen einer Katalogstraftat handelt.

Zehn Jahre, 20 Jahre oder lebenslang im erweiterten Zeugnis

Für den Kinder- und Jugendschutz wurden die Fristen 2021 verschärft. Eintragungen erscheinen im erweiterten Führungszeugnis nun mindestens zehn Jahre statt früher drei. Bei besonders kinderschutzrelevanten Straftaten und Freiheits- oder Jugendstrafe von mehr als einem Jahr gilt eine Frist von 20 Jahren. Für schweren sexuellen Kindesmissbrauch oder sexuellen Kindesmissbrauch mit Todesfolge ab fünf Jahren Freiheitsstrafe sowie bei Wiederholungstaten ist eine lebenslange Aufnahme vorgesehen. Zugleich gilt laut Chip: Rund 97 Prozent der etwa 5 Millionen im Jahr ausgestellten Führungszeugnisse enthalten keine Eintragung.