In der digitalen Geschäftskommunikation entscheiden Betreffzeile, Anrede und Grußformel oft darüber, wie professionell eine Person wahrgenommen wird. Besonders der E-Mail-Abschluss wird häufig unterschätzt – mit Folgen für Karrierechancen, Kund:innenbindung und Außenwirkung eines Unternehmens. Während klassische Formeln wie „Mit freundlichen Grüßen“ vielen zu steif erscheinen, greifen Beschäftigte zunehmend zu lockereren Varianten wie „Beste Grüße“ oder sogar humorvollen Wortspielen. Etikette-Profis warnen jedoch: Der Abschiedsgruß ist Teil der Markenwirkung – sowohl für einzelne Fachkräfte als auch für Arbeitgeber. Wer hier danebenliegt, riskiert Irritation statt Vertrauensaufbau.
Etikette-Expertin Bonneau: „Beste Grüße gibt es nicht“
Die Coachin und Benimm-Expertin Elisabeth Bonneau kritisiert „Beste Grüße“ als sprachlich und inhaltlich unsauber. „Beste Grüße gibt es nicht. Ebenso wie es die guten Grüße nicht gibt“, so Bonneau laut Welt. Für formelle Kontakte – etwa bei Erstkontakt mit Kundschaft, Behörden oder Top-Management – empfiehlt sie neutrale Formeln wie „Viele Grüße“ oder „Freundliche Grüße“. Persönlichere Varianten wie „Liebe“ oder „Herzliche Grüße“ sollten Beschäftigte erst nutzen, wenn der Gesprächspartner diesen Ton in Anrede oder Abschluss vorgegeben hat. Wer von sich aus in die Vertraulichkeit wechselt, wirkt im Zweifel aufdringlich und überschreitet ungeschriebene Hierarchie- oder Distanzgrenzen.
Lockere Abschlüsse nur für vertraute Kontakte
Humorvolle Schlussformeln wie „Bis Baldrian“, „Mach es Gucci“ oder „Ferrero Tschüsschen“ tauchen laut wmn.de zunehmend in interner Kommunikation auf. Für enge Kolleg:innen können solche Abschiede die Teamkultur stärken und Distanz abbauen. Im Kontakt mit Führungskräften, externen Partnern oder Neukundschaft bergen sie allerdings ein klares Reputationsrisiko: Der Ton kann als unprofessionell, respektlos oder kindisch ausgelegt werden. Empfehlenswert ist eine klare Trennung: Kreative Grüße ausschließlich in privaten Chats oder in langjährigen, ausdrücklich lockeren Arbeitsbeziehungen; im externen Schriftverkehr dagegen klare, sachliche Formeln, die auch in ausgedruckten Mails oder Aktenvermerken bestehen.
Drei Grußformeln, die im Berufsalltag sicher funktionieren
Für den Großteil der beruflichen Kommunikation genügen wenige seriöse Standards. „Mit freundlichen Grüßen“ gilt weiterhin als sicherer Klassiker, auch wenn viele ihn als distanziert empfinden. „Viele Grüße“ wirkt moderner und etwas weicher, bleibt aber laut Focus professionell genug für die meisten Branchen. „Sonnige Grüße“ oder „Einen schönen Tag/Feierabend“ eignen sich eher, wenn bereits einige Mails gewechselt wurden und der Austausch konstruktiv verlief. Entscheidend ist die Passung zum Inhalt: Auf eine Beschwerde oder eine Mahnung wirkt ein allzu heiterer Abschluss deplatziert, während bei einem lösungsorientierten Projektupdate eine leicht aufgehellte Grußformel die Zusammenarbeit positiv abrundet.
Anrede und Abschluss müssen denselben Ton treffen
Eine stimmige E-Mail orientiert sich an zwei Achsen: Nähe und Kontext. Wer mit „Guten Tag Frau/Herr …“ beginnt, sollte mit einer neutralen Grußformel enden. Startet die Nachricht mit „Hallo Frau/Herr …“, sind „Viele Grüße“ oder „Freundliche Grüße“ angebracht. „Liebe Frau/Herr …“ verlangt im Gegenzug einen entsprechend warmen Abschluss – allerdings erst, wenn genügend Vertrautheit aufgebaut ist und die andere Seite diesen Stil bereits nutzt. Von „Guten Morgen“ in der Anrede rät Bonneau ab, weil unklar ist, wann die Nachricht gelesen wird. Im internationalen Geschäft ist zudem kulturelle Anpassung nötig: Im Englischen reicht oft ein kurzes „Hi“ und „Best“, im Deutschen erwarten viele Entscheidungsträger:innen einen formelleren Rahmen.