Wenn 2026 Kellerschränke und Ordner ausgemistet werden, stellt sich schnell die Frage: Welche Unterlagen dürfen endlich in den Reißwolf – und welche müssen aus rechtlichen oder steuerlichen Gründen weiter liegen bleiben? Privatpersonen haben nur in wenigen Fällen eine gesetzliche Pflicht, Belege aufzubewahren.

Trotzdem raten Verbraucherschützer dazu, viele Dokumente freiwillig länger zu sichern, um Zahlungen, Verträge oder Ansprüche notfalls belegen zu können, meldet verbraucherservice-bayern. Wer planvoll vorgeht und Fristen kennt, kann Papierberge reduzieren, ohne später Ärger mit Finanzamt, Vermieter oder Handwerker zu riskieren.

2 Jahre Pflicht für Handwerkerrechnungen am Haus

Kern der gesetzlichen Vorgaben sind Rechnungen rund um Haus und Wohnung: Belege von Handwerkern und Dienstleistern, die an einem Grundstück oder einer Wohnung arbeiten, müssen zwei Jahre lang aufgehoben werden. Grundlage ist § 14b Absatz 1 Umsatzsteuergesetz in Verbindung mit dem Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit, berichtet die Verbraucherzentrale. Die Frist beginnt jeweils mit dem Jahresanfang nach Rechnungsdatum.

Praktisch heißt das: Wer 2024 neue Fenster einbauen ließ, sollte Rechnung und Zahlungsnachweis mindestens bis Ende 2026 bereithalten. Für andere steuerpflichtige Dienstleistungen können ebenfalls zweijährige Pflichten gelten, wenn dies ausdrücklich vermerkt ist.

6 Jahre Aufbewahrung bei sehr hohen privaten Einkünften

Eine deutlich längere Frist gilt für Personen mit außergewöhnlich hohen Einnahmen. Wer als Privatperson Einkünfte von mehr als 500.000 Euro im Jahr erzielt – etwa aus Vermietung, Kapitalanlagen oder anderen Einkunftsarten – muss steuerlich relevante Belege und Aufzeichnungen sechs Jahre lang aufheben. Rechtsgrundlage ist § 147a Abgabenordnung.

Dabei geht es um Unterlagen, die für die Festsetzung der Einkommensteuer wichtig sein können, etwa Bescheinigungen zu Kapitalerträgen oder Aufstellungen über Mieteinnahmen und Werbungskosten. Wer in diese Gruppe fällt, sollte seine Unterlagen besonders sorgfältig strukturieren und jahresweise getrennt archivieren, um bei einer späteren Prüfung schnell reagieren zu können.

Empfohlene Fristen für Steuer, Konto, Miete und Versicherungen

Über die wenigen echten Pflichten hinaus gibt es eine Reihe von Unterlagen, die aus praktischen Gründen länger im Ordner bleiben sollten.

Für Steuerbescheide und dazugehörige Belege wird häufig eine Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren empfohlen, weil alte Bescheide etwa für Förderprogramme nützlich sein können.

Kontoauszüge und Zahlungsnachweise sollten mindestens drei Jahre aufgehoben werden, da zivilrechtliche Ansprüche meist nach dieser Zeit verjähren.

Mietverträge, Übergabeprotokolle, Nebenkostenabrechnungen und Kautionsnachweise sind drei Jahre nach Ende des Mietverhältnisses sinnvoll, Vermieter sollten wichtige Objektunterlagen eher sechs Jahre verwahren.

Versicherungspolicen und Leistungsabrechnungen gehören für die gesamte Vertragsdauer plus mindestens drei Jahre danach ins Archiv.

Diese Unterlagen sollten 2026 noch bleiben

Konkret für das Jahr 2026 bedeutet das: Alle Handwerker- und Bau-Rechnungen mit Leistungsdatum 2024 oder 2025 müssen weiter aufbewahrt werden, weil die zweijährige Pflichtfrist noch läuft.

Steuerbescheide und zugehörige Unterlagen der letzten zehn Jahre – also frühestens ab Steuerjahr 2016 – sollten im Ordner bleiben. Kontoauszüge, Überweisungsbelege und Kreditunterlagen der vergangenen drei Jahre sind wegen möglicher Rückfragen oder Streitigkeiten weiterhin sinnvoll.

Noch laufende oder erst kürzlich beendete Mietverhältnisse, Versicherungsverträge und Abonnements sollten mit allen wichtigen Schreiben und Kündigungsbestätigungen mindestens drei Jahre nach Vertragsende dokumentiert werden. Erst danach ist der Weg frei, um viele Belege kontrolliert zu entsorgen.