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23. April 2018 - 17:35 Uhr / Lisa Winder
Marketing, Durchführung & Co.

Mammutaufgabe „Promi-Event“ - Was für die Planung wichtig ist

Angelina Jolie erschien zu den Critic Choice Awards in weiß

Angelina Jolie erschien zu den Critic Choice Awards in weiß

Wer ein eigenes Unternehmen führt, einen Verein voranbringt oder sich für einen guten Zweck einsetzt, wird sicherlich schon einmal an prominente Unterstützung gedacht haben. Die Reichweite bekannter Gesichter nämlich ist riesig und Fans sowie Sympathisanten orientieren sich gerne an deren Empfehlungen oder Tipps. Warum also nicht ein Promi-Event auf die Beine stellen, das die Kassen ordentlich füllt? Wer den Aufwand nicht scheut, muss dennoch einiges wissen.

Promis für die eigene Idee begeistern

Natürlich lässt sich eine solche Veranstaltung nicht einfach so organisieren. Der wichtigste Punkt, das Finden und Kontaktieren von Promis, sollte schon frühzeitig erledigt werden. Schließlich haben die meisten Prominenten einen mehr als nur vollen Terminkalender und können sich ihre Partner selbst aussuchen.

Nicht enttäuscht zu sein, wenn eine Absage ins Haus flattert, ist aus diesem Grund wichtig. Auch wenn die eigene Idee gut und die Ziele attraktiv sind, hat nicht jedermann Lust oder Zeit sich zu beteiligen.

Dass direkter Kontakt zu Promis aber durchaus möglich ist, beweist sich vor allem in sozialen Netzwerken, wie computerbild.de berichtet. Oft gibt es hier Aufrufe, die Fans dazu anregen sollen, eine Frage zu stellen oder eine Meinung abzugeben.

Das Beste daran: In vielen Fällen antworten die Promis selbst. Wer es also wagen will, sollte solche Posts nicht einfach überlesen, sondern die Chance nutzen. Abgesehen hiervon führt der Weg zu Prominenten in aller Regel über deren Management. Hier nehmen Experten den Stars und Sternchen die Organisation ihres öffentlichen Lebens ab und wählen interessante Projekte aus.

Welcher Promi sich für das eigene Event besonders anbietet, kann unterschiedlich sein. Heidi Klum (44) beispielsweise könnte dann eine sinnvolle Partnerin sein, wenn es um Veranstaltungen rund um Mode und Beauty geht. Auf ihrem Instagram Account zeigt sich bereits, dass Heidi nichts gegen die ein oder andere Party einzuwenden hat.

Heidi Klum wurde mit Tom Kaulitz auf den Straßen von Los Angeles entdeckt, Heidi Klum

Heidi Klum

Und mit ihrem jungen „Neuen“, Tom Kaulitz (28), dürfte sich das ganz bestimmt nicht ändern. Da Heidi das erste Foto von ihm gepostet hat, ist wohl tatsächlich etwas dran an den Gerüchten um die junge Liebe.

Bei Promi Events mit gemeinnützigem Charakter hilft ein Blick auf die bisherigen Engagements der Stars. Ob Leonardo DiCaprio (43) im Bereich des Umweltschutzes oder Angelina Jolie (42) mit ihren zahlreichen Projekten auf dem humanitären Sektor: Für jeden Star ist Helfen eine gute Möglichkeit, den eigenen Erfolg zu teilen.

Auch deutsche Stars bilden hier keine Ausnahme. Gutes Beispiel: Hannes Jaenicke (58), der sich mit viel Herzblut für die Umwelt und das Tierwohl einsetzt.

Das Marketing

Hat sich tatsächlich ein Promi gefunden, der sich eine Zusammenarbeit vorstellen kann, folgt die komplette Planung des Events. Von der Location über den Rahmen bis hin zum entsprechenden Unterhaltungsprogramm muss all das auf die Beine gestellt werden, was wichtig für ein Event mit Format ist.

Auch gilt es herauszufinden, was der eingeladene Promi genau tun soll. Musik machen? Eine Rede halten? Autogramme geben oder einfach nur da sein und Fans anlocken? Die Möglichkeiten sind vielfältig und sollten gründlich durchgespielt werden.

Steht der Termin und ist soweit alles geplant, muss selbstverständlich auch die Werbetrommel gerührt werden. Immerhin sollen die künftigen Gäste auch wissen, dass eine ganz besondere Veranstaltung bevorsteht.

Ein sehr wirkungsvolles Mittel zum Promoten eines Promi-Events sind soziale Netzwerke. Vor allem der teilnehmende Promi sollt auf seinen Kanälen auf das Event aufmerksam machen. Das wiederum generiert Reichweite und erreicht all diejenigen, die durchaus auch längere Strecken fahren, um ihren Lieblingsstar zu sehen. Weitere Tipps rund um das Promoten von Events hat eventsofa.de zusammengefasst.

Der Kartenverkauf

Sobald die Veranstaltung öffentlichkeitswirksam angepriesen wird, dauert es nicht lange, bis die ersten Kunden Karten kaufen wollen. Daher sollte schon frühzeitig alles bereit stehen, um Bezahlung und Versand so zügig wie möglich erledigen zu können.

Gerade bei Promis mit hohem Bekanntheitsgrad kommt es vor, dass Gäste von weither anreisen und ihre Karten nicht persönlich abholen oder bar bezahlen können.

Auch alternative Zahlungsmethoden gehören daher unbedingt zu den Leistungen, die der Veranstalter bieten sollte. Zusätzlich zu Vorkasse oder Lastschrift ist hier auch PayPal eine gute Idee, denn hier funktioniert das Bezahlen für den Käufer unkompliziert und der Verkäufer erhält sein Geld schnell.

Dass sich PayPal laut lexoffice.de auch mit der bestehenden Unternehmenssoftware verbinden lässt, erleichtert einiges.

Die Karten sollten selbstverständlich einen hochwertigen Eindruck machen und zusätzlich mit Sicherheitsmerkmalen ausgestattet sein. Das verringert das Risiko für Fälschungen und macht die Einlasskontrolle leichter. Vor allem Barcodes bieten sich an, wenn bei der Kontrolle am Eingang ein kurzer Echtheits-Check durchgeführt werden soll. Durch die Erfassung jedes Tickets lässt sich am Schluss leicht herausfinden, wie viele Gäste tatsächlich da waren. 

Wareneinkauf und Durchführung

Kein Event ohne große Ausstattung. Nicht nur für Verpflegung, Elektronik und Seife auf den Toiletten müssen Veranstalter sorgen, sondern auch für weitere Dinge, mit denen sich zusätzlich zum Kartenverkauf Geld verdienen lässt.

T-Shirts, andere Erinnerungsstücke und Merchandise, das in Kooperation mit dem jeweiligen Promi entwickelt wurde, nehmen viele Besucher gerne mit. Wer hier jedoch den Überblick verliert, weiß am Schluss nicht mehr, was verkauft wurde und wie viel für das nächste Event produziert werden sollte. Daher lohnt es sich, eine Warenwirtschaftssoftware zu nutzen und sich vorher mit den Funktionen vertraut zu machen.

Was die tatsächliche Durchführung betrifft, zahlt sich sorgfältiges und detailliertes Planen in jedem Fall aus. Von der Security über die Verpflegung und Unterbringung des Promis bis hin zu verschiedensten Konzepten rund um Brandschutz oder Notfall-Management sollten Veranstalter immer auch einen „Plan B“ in der Tasche haben und auf ein großes Team vertrauen können. Dann stehen die Chancen für ein gelungenes Promi-Event und Wiederholungen in der Zukunft gut.